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Kassensysteme – Papierrollen sind Geschichte

Seit Jahresbeginn müssen alle elektronischen Kassen höhere Anforderungen an die Archivierung erfüllen, spätestens ab 2022 auch an die Manipulationssicherheit. Wer Organisation und Technik nicht anpasst, riskiert scharfe Sanktionen.

Text: Eva-Maria Neuthinger


Der Gedanke an die let­zten Betrieb­sprü­fun­gen lässt Elmar Fed­derke kalt. „Es fan­den sich keine Män­gel, wir hat­ten keine Nachzahlung“, so der Geschäfts­führer des Küchen­stu­dios W. Wal­gen­bach GmbH & Co. KG in Düs­sel­dorf. Das ist beachtlich – im Einzel­han­del ent­deck­en Finanzbeamte oft Fehler in der Kassen­buch­führung. „Unsere Mitar­beit­er sind gut im Umgang mit dem Kassen­sys­tem geschult und wis­sen genau, worauf sie acht­en müssen“, sagt Fed­derke. Die Fir­ma nutzt aktuelle Soft­ware und erhält von den Her­stellern regelmäßige Updates. Den sou­verä­nen Umgang mit dem The­ma Betrieb­sprü­fung erle­ichtert die Tat­sache, dass Fed­derke und seine Co-Geschäfts­führer sich regelmäßig mit dem Steuer­ber­ater aus­tauschen: „Er informiert uns über wichtige Neuerun­gen, und an seine Empfehlun­gen hal­ten wir uns.“

Schon wieder neue Vorgaben

Das ist eine weise Entschei­dung, denn im Steuerd­schun­gel mit seinem Gewirr aus Geset­zen, Verord­nun­gen, Urteilen und Anwen­dungser­lassen ver­lieren Fir­menchefs ohne kundi­gen Führer leicht die Ori­en­tierung. Ein Beispiel für über­raschende Regelän­derun­gen sind die Kassen­sys­teme.

Seit Jahres­be­ginn dür­fen nur elek­tro­n­is­che Lösun­gen genutzt wer­den, die jede Einzel­be­we­gung aufze­ich­nen und zehn Jahre unverän­der­bar spe­ich­ern. Tage­send­sum­men und Einzel­be­we­gun­gen sind täglich zu sich­ern und in maschinell les­bar­er Form zu archivieren. Die Anforderun­gen waren bekan­nt, Unternehmer kon­nten sich vor­bere­it­en. Dann stellte die Bun­desregierung kurz vor Ende der Über­gangs­frist den Entwurf für eine weit­ere Geset­zesän­derung vor, die Manip­u­la­tio­nen ver­hin­dern und stren­gere Regeln für Betriebe mit Reg­istri­erkassen vorgeben soll. Ärg­er­lich für alle, die ger­ade in neue Tech­nik investiert hat­ten, um die ab 2017 gel­tenden Vor­gaben zu erfüllen: Möglicher­weise müssen sie die Kasse bis 2020 oder zum Ende ein­er Über­gangs­frist am 1. Jan­u­ar 2022 schon wieder aus­tauschen oder aufrüsten. Ob sie betrof­fen sind und wie die Neuerun­gen sich auf die Organ­i­sa­tion der Kassen­führung oder die Aufze­ich­nungspflicht­en auswirken, soll­ten Fir­menchefs mith­il­fe eines Experten klären. „Wir empfehlen jedem, der mit ein­er elek­tro­n­is­chen Reg­istri­erkasse arbeit­et, ein Gespräch mit dem Steuer­ber­ater“, unter­stre­icht deshalb Lothar Her­rmann, Präsi­dent der Steuer­ber­aterkam­mer Hes­sen.

Anforderung ist zu erfüllen

Der kann plöt­zliche Geset­zesän­derun­gen nicht ahnen – aber er weiß, wie darauf zu reagieren ist. So ärg­er­lich über­raschende Neuregelun­gen auch sein mögen, sie sind zu beacht­en. Mit dem Ein­satz ein­er seit Jan­u­ar verpflich­t­en­den Lösung zu warten und später ein Sys­tem zu kaufen, das die ab 2020 gel­tenden Vor­gaben erfüllt, ist keine Option. Ent­deckt der Betrieb­sprüfer beim näch­sten Besuch eine ver­al­tete Kasse, sind besten­falls hohe Zuschätzun­gen fäl­lig. Zudem ist noch nicht abse­hbar, wann die detail­lierten Anforderun­gen in Sachen Manip­u­la­tion­ssicher­heit fest­ste­hen.

Klar ist nur, was sich grund­sät­zlich ändert. Ein Sicher­heit­sz­er­ti­fikat für elek­tro­n­is­che Kassen soll Verän­derun­gen an Aufze­ich­nun­gen im Nach­hinein auss­chließen.

„Das Stich­wort ist ‚Unverän­der­barkeit‘“, so Her­rmann. Die zer­ti­fizierte tech­nis­che Sicher­heit­sein­rich­tung kön­nte ein Mod­ul, ein Spe­ich­er­stick, eine dig­i­tale Schnittstelle sein. Bis Mitte 2017, heißt es in Berlin, bes­timmt das Bun­de­samt für Sicher­heit in der Infor­ma­tion­stech­nik, was das Zer­ti­fikat bein­hal­tet. „Über­gangs­fris­ten für die erforder­lichen Investi­tio­nen in neue Kassen­sys­teme sind daher von großer Bedeu­tung“, sagt Clau­dia Kali­na-Ker­schbaum, Geschäfts­führerin der Bun­dess­teuer­ber­aterkam­mer. „Wir begrüßen die im Regierungsen­twurf vorge­se­hene Regelung.“ Sie sollte aber ein­fach­er wer­den. Unternehmer, die von 2010 bis 2016 eine bauar­tbe­d­ingt nicht aufrüst­bare Kasse angeschafft haben, dür­fen sie bis Ende 2021 nutzen. Alle anderen brauchen bere­its ab 1. Jan­u­ar 2020 ein neues Gerät mit zer­ti­fiziert­er tech­nis­ch­er Sicher­heit­sein­rich­tung. „Es kann dadurch zu Missver­ständ­nis­sen kom­men, weil unter­schieden wer­den muss, ob die Kasse bauar­tbe­d­ingt aufrüst­bar ist oder nicht“, warnt Kali­na-Ker­schbaum.

Bald droht Kassen-Nachschau

Unmissver­ständlich sind schon jet­zt die Prüfmöglichkeit­en des Fiskus in Form der Kassen-Nach­schau. Ab 2018 kann ein Mitar­beit­er des Finan­zamts unangekündigt zu den üblichen Öff­nungszeit­en ins Geschäft kom­men und die Kassen­führung inspizieren – com­put­ergestützte Sys­teme wie auch Reg­istri­er- und offene Ladenkassen. Er darf Kassen­büch­er, Aufze­ich­nun­gen sowie rel­e­vante Organ­i­sa­tion­sun­ter­la­gen sehen und elek­tro­n­is­che Dat­en über die dig­i­tale Schnittstelle abrufen oder auf Daten­träger abspe­ich­ern lassen. „Unternehmer soll­ten gegenüber dem Finan­zamt auch jed­erzeit erk­lären kön­nen, wie ihre elek­tro­n­is­che Kasse pro­gram­miert ist“, rät Her­rmann.

Wenig Aufwand haben mit den Anforderun­gen wohl Betriebe, die im größeren Ver­bund arbeit­en. „Unsere Kassen sind direkt mit unser­er Zen­trale ver­bun­den, wir erhal­ten regelmäßig Updates“, sagt Ursu­la Wint­gens, die die Rewe Wint­gens OHG in Ber­gisch Glad­bach führt. „Ich gehe nicht davon aus, dass wir in den näch­sten Jahren teuer investieren müssen.“ Das sollte aber eben­so mit dem Steuer­ber­ater geprüft wer­den wie der mögliche Verzicht auf eine elek­tro­n­is­che Kasse. Mark­thändler oder Betreiber offen­er Verkauf­sstellen mögen dies als Alter­na­tive betra­cht­en. Doch ist zu erwarten, dass Unternehmen mit offe­nen Ladenkassen schär­fer kon­trol­liert wer­den. Zudem erfordert dies hohen Aufwand und eine durch­dachte Organ­i­sa­tion: Täglich müsste der Fir­menchef dem Kassen­bericht ein Zähl­pro­tokoll über den Kassenbe­stand beifü­gen. Bargeschäfte machen eben immer irgend­wie Arbeit.

Hintergrund

Das müssen Sie zum The­ma Kasse wis­sen

AUFBEWAHRUNGSPFLICHT: Seit Jahres­be­ginn müssen elek­tro­n­is­che Kassen­sys­teme detail­lierte Verkaufs­dat­en unverän­der­bar spe­ich­ern. Die Infor­ma­tio­nen müssen bei Prü­fun­gen abruf­bar sein.

MANIPULATIONSSICHERHEIT: Elek­tro­n­is­che Kassen­sys­teme sollen ab spätestens 2022 zusät­zlich eine „zer­ti­fizierte Sicher­heit­sein­rich­tung“ haben. Die tech­nis­chen Details wer­den noch entwick­elt.

ALTSYSTEME: Sind die Anforderun­gen nicht erfüllt, wird die Kassen­führung bei der Betrieb­sprü­fung wahrschein­lich bean­standet. Ein­nah­men wer­den geschätzt, Zusatzprü­fun­gen ver­an­lasst.

AUSNAHMEN: Das Finan­zamt unter­schei­det nicht nach Branchen oder Betriebs-größen. Jedes Kassen­sys­tem muss die jew­eils gel­tenden Anforderun­gen voll­ständig erfüllen.

ALTERNATIVEN: Wer statt der elek­tro­n­is­chen Reg­istri­erkasse eine offene Ladenkasse nutzt, muss mit häu­figeren sowie inten­siv­eren Prü­fun­gen und eventuell Schätzun­gen rech­nen.


Bei Fra­gen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: TRIALOG, Das Unternehmer­magazin Ihrer Berater und der DATEV, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg, Aus­gabe 01/2017

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